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Organigrama de una clínica dental

Como innovar a través del organigrama de tu clínica dental privada

Una de las cosas más importantes que he aprendido en todos los años que llevo ayudando a mejorar la rentabilidad de clínicas dentales privadas es que las cosas no se hacen solas.

Siempre tiene que haber un responsable de cada área y que para conseguirlo hemos de tener muy clara la organización del organigrama de nuestra clínica.

Organigrama clinica dental equipo de alto rendimiento

¿Cómo conseguir un equipo de alto rendimiento a través del organigrama? 

Hablemos de algo muy importante de tu organigrama: SU FUNCIONAMIENTO.

¿Cómo se construye un equipo que además de rendir al 200% y sea un gran equipo?  Primero que todo haz esta reflexión:

  • Si tu equipo al sumar 2+2 es menor de 4 = Tienes un problema, por mucho organigrama que tengas.
  • Si tu equipo al sumar 2+2 es igual a 4 = Tienes un grupo de personas que forman parte de tu organigrama.
  • Y si tu equipo al sumar 2+2 es MAYOR de 4 = Tienes un equipo de rendimiento dentro de tu organigrama de clínica. Enhorabuena.

Llegado a este punto te preguntarás: ¿cómo consigo un equipo de alto rendimiento?, pues una de las claves está en las reuniones que haces.

  • ¿Sabes cómo hacerlas?
  • ¿Sabes cuándo hacerlas?
  • ¿Sabes cuánto tienen que durar?
  • ¿Sabes que hay diferentes tipos de reuniones?
  • ¿Sabes cómo reconducir una reunión que se tuerce?
    … etc.

Sin duda, tendrás muchas preguntas a responder.

Mi experiencia diaria en clínica me demuestra lo siguiente: trabajáis mucho pero NO hacéis reuniones para mejorar.

Generalmente sólo hacéis reuniones cuando hay un problema grande por resolver. Muchas veces esta reunión llega tarde se convierte en un encuentro de personas que se quejan unos de otros, no se avanza, se alarga la reunión, se convierte en un tostón y NO la volvéis a repetir porque os ha dejado una mala sensación a todos.

Y en el peor de los casos, la reunión se hace a modo de bronca general. Esto es terrible porque el equipo se cohibe, se siente atacado y se destruyen vínculos necesarios para conseguir la cohesión necesaria para crear un equipo de alto rendimiento.

Organigrama clinica dental reuniones

¿Quieres saber más cosas sobre cómo hacer una buena reunión y mejorar tu clínica a través del organigrama?

He creado un test gratuito de autoevaluación basado en mi experiencia.

Para realizar este test, me he puesto en diferentes situaciones y he tenido en cuenta diferentes organigramas y el comportamiento de todos los integrandes del equipo. También he tenido en cuenta este tipo de aspectos:

  • Cuando llego a una clínica con muchas tensiones negativas donde no se hacen reuniones
  • Cuando la clínica empieza a realizar reuniones y existe una mezcla de incerteza, desconfianza, implicación y miedo.
  • Cuando los integrantes de la clínica entienden su posición en el organigrama y empiezan a ganar confianza
  • Cuando los integrantes de la clínica adquieren confianza y empiezan a tomar decisiones autónomas
  • Cuando todos cohesionan y se convierte en un equipo de alto rendimiento.

Puedes evaluarte a ti mismo/a en este test gratuito y recibirás mi opinión a tus respuestas para que mejores tu forma de hacer las reuniones.

¡Adelante, tu organigrama y tu equipo de rendimiento te están esperando!

Además, permíteme explicarte más cosas sobre el organigrama de tu clínica …

¿Es posible innovar en nuestra clínica a través del organigrama? 

Claro que sí, déjame explicarte un ejemplo de innovación.

En otros sectores como por ejemplo servicios o industria existe la figura del responsable de marketing, pero dentro del sector odontológico la responsabilidad de la comunicación y del marketing se delega completamente en agencias o estudios de diseño y, en general, existe un descontento generalizado.

Esto es algo muy importante y es una clara área de mejora y de innovación. ¿No crees?

¿Es posible impulsar la diferenciación desde el organigrama de tu clínica?

Por supuesto.

Siempre que tengo ocasión me gusta realizar esta reflexión en voz alta:

  • Si el propietario no se preocupa por generar diferenciación en la clínica, nadie más lo hará.
  • Si el propietario no la da importancia a comunicar y resaltar todos los esfuerzos de diferenciación de la clínica, nadie lo hará.
  • Si el paciente no percibe diferenciación, se centrará únicamente en el tratamiento y en la faceta médica de la clínica.
  • Si el paciente no percibe diferenciación, el factor precio tiene más importancia.

Es decir, incorporar la responsabilidad de la comunicación y el marketing a una persona de nuestro equipo ayudará a la innovación y también a la diferenciación.

Dentro del organigrama, la persona responsable de realizar esta tarea puede ser el propietario, una agencia o estudio de diseño, o incluso puede ser un consultor externo.

Pero lo más importante es que la responsabilidad de este tipo de tareas tiene que estar clara y esta persona será juzgada por conseguirlo.

Organigrama tradicional de una clínica dental

Generalmente, los organigramas de la mayoría de clínicas dentales se dividen en dos áreas: médica y administrativa, aunque puede que en alguna, muy pocas, también se incorpora el departamento comercial. Lo cierto es que en la mayoría de clínicas una misma persona puede ocupar varios puestos a la vez en función de su carga de trabajo, sus responsabilidades y su disponibilidad en cada momento.

gerente clinica dental dentro de organigrama

El gerente de la clínica dental

Dentro del organigrama de una clínica dental privada el gerente ocupa la posición más elevada. En la mayoría de clínicas privadas el propio gerente suele también un perfil médico y también ejerce de doctor. Esto suele ser también un problema porque el doctor suele tener más interés en abrir bocas y diagnosticar tratamiento que en focalizar sus esfuerzos en otros aspectos relacionados con la gestión de la clínica.

El gerente debe tener una visión general de la clínica, debe tener una visión estratégica y debe decidir que tácticas son las más adecuadas para conseguir los objetivos según el modelo de negocio de cada clínica. De forma general estas son las funciones generales del perfil de gerencia:

  • Supervisión y control de las distintas áreas de la clínica
  • Autoriza las diferentes compras e inversiones
  • Dirige y apoya al departamento comercial y de promoción
  • Supervisa la calidad de los servicios médicos y de las instalaciones
  • Controla la gestión económica y legal

Director médico de clinica dental dentro de organigrama

El director médico de la clínica dental

Dentro del organigrama de una clínica dental esta función es sumamente importante ya que se encarga de velar por los niveles de calidad en el servicio asistencial en el centro dental. También se encarga de la contratación y supervisión de los diferentes perfiles médicos, atención de reclamaciones, definición de técnicas, protocolos y diferentes materiales que se deben utilizar en la función asistencial de la clínica.

En muchas clínicas privadas también se da la circunstancia que el propietario de la clínica, además de ejercer su función de gerente también se otorga a sí mismo esta función. De forma general las funciones del director médico de una clínica privada son:

  • Atiende a las reclamaciones
  • Planifica y estructura la actividad asistencial del centro
  • Perita las actuaciones médicas
  • Define los protocolos médicos, las técnicas y los materiales a utilizar
  • Controla la actividad asistencial de la clínica
  • Supervisa la compra de materiales y consumibles
  • Selecciona y supervisa a los médicos del centro

El personal médico de la clínica dental

Son el factor productivo de cualquier clínica y los responsables de la correcta praxis dental, del mantenimiento de los historiales médicos de los pacientes. No hay mucho que decir de este tipo perfil, ya que uno de los principales requerimientos es que deben ser titulados en odontología o estomatología.

auxiliar de clnica dental dentro de organigrama

El responsable del personal auxiliar de la clínica dental

En clínicas privadas pequeñas es difícil encontrar esta figura dentro de la clínica, cuando el equipo de auxiliares es grande es muy importante, más bien diría imprescindible dentro del organigrama. Las funciones del responsable del personal de auxiliar de clínica son:

  • Supervisar el personal auxiliar
  • Seleccionar el personal auxiliar
  • Formar al equipo auxiliar
  • Planificar turnos, substituciones, vacaciones, etc
  • Atender a quejas, sugerencias o reclamaciones
  • Control de stock de material y consumibles
  • Generar pedidos de material y consumibles
  • Distribución y control de material y consumibles

Los auxiliares de clínica

Junto con los doctores son también el factor productivo de la clínica. Son los ayudantes de los doctores y se responsabilizan de la correcta praxis dental, del mantenimiento de los historiales médicos de los pacientes. Las funciones de este perfil del organigrama son:

  • Acondicionamiento de los gabinetes o box y del instrumental
  • Proporcionan información y asistencia a los pacientes
  • Confeccionan volantes, conciertan citas y cobran a los pacientes
  • Asisten al odontólogo o trabajan directamente en boca
  • Informan de tratamientos y confeccionan presupuestos
  • Realizan el mantenimiento del instrumental

administracion comercial y de marketing en una clinica dentral dentro del organigrama

Responsable de administración de la clínica

Dentro del organigrama de la clínica, el responsable de administración es el apoyo directo del gerente en los aspectos diarios. Es el responsable de los sistemas de información de las clínicas así como de los servicios no asistenciales, como por ejemplo servicio al cliente y atención al publico. En clínicas pequeñas suele ser la persona que está en recepción. Las funciones de este perfil son:

  • Gestión general del personal de la clínica
  • Facturación y tesorería
  • Sistemas de información en general
  • Contrataciones y compras
  • Atención de reclamaciones judiciales
  • Control de atención al cliente (citas, facturación y atención telefónica)
  • Control de actividad asistencial (agendas de los médicos)
  • Supervisión de actividad comercial y de atención al cliente

Responsable de marketing de la clínica dental

Tal y como explicamos al principio de este artículo, por norma general suele ser poco frecuente que haya un departamento comercial o de atención al paciente (ATP) dentro de la clínica, incluso cuando se trata de clínicas dentales grandes. Cuando hablo con muchos doctores, la palabra departamento comercial no les gusta nada porque su faceta médica choca frontalmente. Pero sería realmente interesante que existiera la figura del responsable comercial y de marketing y que este aportará su visión de atención personalizada a cada tipo de paciente.

La función del responsable de marketing y comercial es que el paciente perciba el valor diferencial que ofrece tu clínica privada respecto a las cadenas dentales, porque si no, te puedo asegurar que al paciente le parece lo mismo un tipo de clínica de otra.

¿Quieres que tu clínica sea una tienda gourmet de comida u otro fast food como todos los demás?

Por eso es importante que tengas un responsable de marketing y comercial para que paso a paso el paciente cuando venga a tu clínica perciba que eres una tienda gourmet y no otro fast food.

Sind duda, volveremos ha hablar de este tema en el futuro.

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