Organigrama de una clínica dental

Como innovar a través del organigrama de tu clínica dental privada

Una de las cosas más importantes que he aprendido en todos los años que llevo ayudando a mejorar la rentabilidad de clínicas dentales privadas es que las cosas no se hacen solas, que siempre tiene que haber un responsable de cada área y que para conseguirlo hemos de tener muy clara la organización del organigrama de nuestra clínica.

Otro aspecto muy importante es que en otros sectores como por ejemplo servicios o industria exista la figura del responsable de marketing odontológico. Es algo muy importante que siempre explico que tengo ocasión. Empresas mucho más pequeñas suelen incorporar la figura del responsable de marketing ¿por qué será? … será por que el gestor de la clínica no le da importancia. Pues bien aquí el primer error, porque cuando esto ocurre es porque la clínica está más centrada en el doctor y en su faceta médica que en el paciente y en generar una correcta experiencia que favorezca una buena toma de decisiones.

Organigrama tradicional de una clínica dental

Generalmente, los organigramas de la mayoría de clínicas dentales se dividen en dos áreas: médica y administrativa, aunque puede que en alguna, muy pocas, también se incorpora el departamento comercial. Lo cierto es que en la mayoría de clínicas una misma persona puede ocupar varios puestos a la vez en función de su carga de trabajo, sus responsabilidades y su disponibilidad en cada momento.

gerente clinica dental

El gerente de la clínica dental

Dentro del organigrama de una clínica dental privada el gerente ocupa la posición más elevada. En la mayoría de clínicas privadas el propio gerente suele también un perfil médico y también ejerce de doctor. Esto suele ser también un problema porque el doctor suele tener más interés en abrir bocas y diagnosticar tratamiento que en focalizar sus esfuerzos en otros aspectos relacionados con la gestión de la clínica.

El gerente debe tener una visión general de la clínica, debe tener una visión estratégica y debe decidir que tácticas son las más adecuadas para conseguir los objetivos según el modelo de negocio de cada clínica. De forma general estas son las funciones generales del perfil de gerencia:

  • Supervisión y control de las distintas áreas de la clínica
  • Autoriza las diferentes compras e inversiones
  • Dirige y apoya al departamento comercial y de promoción
  • Supervisa la calidad de los servicios médicos y de las instalaciones
  • Controla la gestión económica y legal

Director médico de clinica dental

El director médico de la clínica dental

Dentro del organigrama de una clínica dental esta función es sumamente importante ya que se encarga de velar por los niveles de calidad en el servicio asistencial en el centro dental. También se encarga de la contratación y supervisión de los diferentes perfiles médicos, atención de reclamaciones, definición de técnicas, protocolos y diferentes materiales que se deben utilizar en la función asistencial de la clínica.

En muchas clínicas privadas también se da la circunstancia que el propietario de la clínica, además de ejercer su función de gerente también se otorga a sí mismo esta función. De forma general las funciones del director médico de una clínica privada son:

  • Atiende a las reclamaciones
  • Planifica y estructura la actividad asistencial del centro
  • Perita las actuaciones médicas
  • Define los protocolos médicos, las técnicas y los materiales a utilizar
  • Controla la actividad asistencial de la clínica
  • Supervisa la compra de materiales y consumibles
  • Selecciona y supervisa a los médicos del centro

El personal médico de la clínica dental

Son el factor productivo de cualquier clínica y los responsables de la correcta praxis dental, del mantenimiento de los historiales médicos de los pacientes. No hay mucho que decir de este tipo perfil, ya que uno de los principales requerimientos es que deben ser titulados en odontología o estomatología.

auxiliar de clnica dental dentro de organigrama

El responsable del personal auxiliar de la clínica dental

En clínicas privadas pequeñas es difícil encontrar esta figura dentro de la clínica, cuando el equipo de auxiliares es grande es muy importante, más bien diría imprescindible dentro del organigrama. Las funciones del responsable del personal de auxiliar de clínica son:

  • Supervisar el personal auxiliar
  • Seleccionar el personal auxiliar
  • Formar al equipo auxiliar
  • Planificar turnos, substituciones, vacaciones, etc
  • Atender a quejas, sugerencias o reclamaciones
  • Control de stock de material y consumibles
  • Generar pedidos de material y consumibles
  • Distribución y control de material y consumibles

Los auxiliares de clínica

Junto con los doctores son también el factor productivo de la clínica. Son los ayudantes de los doctores y se responsabilizan de la correcta praxis dental, del mantenimiento de los historiales médicos de los pacientes. Las funciones de este perfil del organigrama son:

  • Acondicionamiento de los gabinetes o box y del instrumental
  • Proporcionan información y asistencia a los pacientes
  • Confeccionan volantes, conciertan citas y cobran a los pacientes
  • Asisten al odontólogo o trabajan directamente en boca
  • Informan de tratamientos y confeccionan presupuestos
  • Realizan el mantenimiento del instrumental

administracion comercial y de marketing en una clinica dentral dentro del organigrama

Responsable de administración de la clínica

Dentro del organigrama de la clínica, el responsable de administración es el apoyo directo del gerente en los aspectos diarios. Es el responsable de los sistemas de información de las clínicas así como de los servicios no asistenciales, como por ejemplo servicio al cliente y atención al publico. En clínicas pequeñas suele ser la persona que está en recepción. Las funciones de este perfil son:

  • Gestión general del personal de la clínica
  • Facturación y tesorería
  • Sistemas de información en general
  • Contrataciones y compras
  • Atención de reclamaciones judiciales
  • Control de atención al cliente (citas, facturación y atención telefónica)
  • Control de actividad asistencial (agendas de los médicos)
  • Supervisión de actividad comercial y de atención al cliente

Responsable de marketing de la clínica dental

Tal y como explicamos al principio de este artículo, por norma general suele ser poco frecuente que haya un departamento comercial o de atención al paciente (ATP) dentro de la clínica, incluso cuando se trata de clínicas dentales grandes. Cuando hablo con muchos doctores, la palabra departamento comercial no les gusta nada porque su faceta médica choca frontalmente. Pero sería realmente interesante que existiera la figura del responsable comercial y de marketing y que este aportará su visión de atención personalizada a cada tipo de paciente.

La función del responsable de marketing y comercial es que el paciente perciba el valor diferencial que ofrece tu clínica privada respecto a las cadenas dentales, porque si no, te puedo asegurar que al paciente le parece lo mismo un tipo de clínica de otra.

¿Quieres que tu clínica sea una tienda gourmet de comida u otro fast food como todos los demás?

Por eso es importante que tengas un responsable de marketing y comercial para que paso a paso el paciente cuando venga a tu clínica perciba que eres una tienda gourmet y no otro fast food.

Sind duda, volveremos ha hablar de este tema en el futuro.

Saludos

2018-10-23T11:37:05+00:00

Formación para clinicas dentales en marketing dental y coaching dental y consultoria dental